Itbisco – Digitalisierung und Prozessoptimierung für Verwaltungen, Kommunen und Bundesbehörden
Itbisco unterstützt Verwaltungen, Kommunen und Bundesbehörden dabei, ihre internen Prozesse zu digitalisieren, Abläufe zu optimieren und die Effizienz von Verwaltungsleistungen zu steigern. Ziel ist es, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Fehlerquoten zu reduzieren und die Transparenz sowohl für Mitarbeitende als auch für Bürgerinnen und Bürger zu erhöhen.
Ein zentrales Themenfeld ist die Eingangs- und Vorgangsbearbeitung. Viele Verwaltungen arbeiten nach wie vor papierbasiert, was zu langen Bearbeitungszeiten und Medienbrüchen führt. Durch den Einsatz digitaler Posteingangssysteme, automatisierter Weiterleitungen und elektronischer Akten lässt sich die Bearbeitungszeit pro Vorgang deutlich reduzieren. In der Praxis können durchschnittliche Bearbeitungszeiten von acht bis fünfzehn Tagen auf drei bis fünf Tage gesenkt werden, während die Fehlerquote gleichzeitig auf unter fünf Prozent reduziert wird.
Auch Genehmigungsprozesse, beispielsweise im Bau- oder Ordnungsamt, profitieren von digitalen Workflows. Durch parallele Bearbeitung, automatisierte Freigaben und strukturierte Workflows lassen sich Genehmigungszeiten, die bisher zwölf Wochen oder länger betragen, um bis zu 50 Prozent reduzieren. Gleichzeitig wird die Transparenz erhöht: Mitarbeitende können jederzeit den Status eines Vorgangs einsehen, und Bürgerinnen und Bürger haben über digitale Portale die Möglichkeit, den Fortschritt ihres Antrags nachzuverfolgen.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist das Dokumenten- und Aktenmanagement. Digitale Akten ermöglichen eine zentrale Speicherung von Dokumenten, Versionierung und Zugriffskontrollen für alle Mitarbeitenden. Volltextsuche und digitale Ablage reduzieren die Zeit, die für das Suchen und Ablegen von Dokumenten aufgewendet wird, von bisher 20 bis 30 Prozent der Arbeitszeit auf unter 10 Prozent. Diese Maßnahmen minimieren Fehler durch Doppelablagen und verbessern die Nachvollziehbarkeit von Prozessen.
Schnittstellenmanagement und Interoperabilität sind essenziell, um unterschiedliche IT-Systeme innerhalb der Verwaltung miteinander zu verbinden. Durch standardisierte Schnittstellen und automatisierten Datenaustausch können doppelte Datenerfassungen von bis zu 25 Prozent auf unter fünf Prozent reduziert werden. Zudem wird die Integration externer Datenquellen wie Landes- oder Bundesregistern ermöglicht, was die Effizienz in der Bearbeitung von Anträgen weiter steigert.
Ein zentrales Ziel ist die Bürgerorientierung. Online-Formulare, Self-Service-Portale, digitale Terminvereinbarungen und automatisierte Benachrichtigungen ermöglichen es, Anträge direkt online einzureichen und Bearbeitungsstände jederzeit einzusehen. In der Praxis können bisher telefonisch oder persönlich eingereichte Anträge, die nur zu 40 bis 60 Prozent online abgewickelt werden, auf über 80 Prozent Onlinequote gesteigert werden. Dadurch sinkt der Bedarf an Schalterbesuchen, und Bürgerinnen und Bürger profitieren von schnelleren und transparenteren Services.
Datenanalyse und Reporting tragen dazu bei, Engpässe und ineffiziente Abläufe zu identifizieren. KPI-Dashboards liefern den Verantwortlichen entscheidungsrelevante Kennzahlen, wie etwa durchschnittliche Bearbeitungszeiten, Engpassstellen oder Fehlerquoten. Durch gezielte Analysen können Prozesse kontinuierlich angepasst und optimiert werden.
IT-Sicherheit und Compliance spielen eine zentrale Rolle. Alle digitalen Systeme werden nach den gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes betrieben, mit rollenbasierten Zugriffen, verschlüsselter Speicherung und vollständiger Auditierbarkeit. Sicherheitsvorfälle, die bisher ein bis zweimal pro Jahr auftraten, können so auf ein Minimum reduziert werden, während gleichzeitig die Nachweisbarkeit für Prüfungen und Audits gewährleistet ist.
Schließlich ist Schulung und Change Management entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Neue Systeme werden durch Workshops, praxisnahe Trainings und kontinuierliches Coaching eingeführt, sodass Mitarbeitende sie effizient nutzen können. Eine gezielte Schulung erhöht die Akzeptanz der neuen Systeme und unterstützt die nachhaltige Implementierung digitaler Prozesse.
Zusammenfassend zeigt die Erfahrung aus Projekten, dass durch die Digitalisierung und Prozessoptimierung Bearbeitungszeiten halbiert, Papierverbrauch um bis zu 75 Prozent reduziert, Doppelarbeit auf unter fünf Prozent gesenkt und die Zufriedenheit von Bürgerinnen und Bürgern signifikant gesteigert werden können. Die konsequente Einführung digitaler Workflows, zentraler Aktenmanagementsysteme, interoperabler Schnittstellen und nutzerfreundlicher Bürgerportale macht Verwaltungen effizienter, transparenter und zukunftsfähiger.